วิธีการลบ Zoho Mail

ถึงแม้ว่า ZohoMail จะให้พื้นที่ใช้งาน Email ถึง 5 GB/user ซึ่งถือว่ามากกว่า Email Host ทั่วไปหลายเท่านัก (ปกติ Email Host จะใช้รวมกันทุก user เช่น 3 GB , 5 GB 10 GB แล้วแต่ Package Host ) แต่ก็มีบางบริษัท บาง user ก็ใช้งานเต็มเร็วอย่างน่าตกใจ วันนี้ผมจึงมีวิธีการลบ Email มาแนะนำให้ 3 วิธี ครับ

แต่ก่อนอื่นเรามาดูกันก่อนว่า เราใช้ email ไปเท่าไหร่แล้ว สำหรับ user ทั่วไป (สำหรับ admin สามารถเช็คได้ที่ Control Panel ที่ใช้ add user ตรงเมนู Mail Storage)

การเช็คพื้นที่ Email ที่ใช้งาน

1. ไปที่มุมบนด้านขวา หารูป ฟันเฟือง

checksizezohomail-1

2. มองหาเมนู Mail Accounts (อยู่ด้านล่างหน่อย)

checksizezohomail-2

3. จะเห็นพื้นที่ที่เราใช้อยู่ จากทั้งหมดเต็มคือ (5,120 MB = 5 GB)

checksizezohomail-3


การลบ Email มี 3 วิธี 

1. ลบแบบทีละหน้า

วิธีนี้อาจจะเหมาะสำหรับ คนที่มีจำนวน Email ไม่มากนัก แค่ Login เข้าระบบ แล้วเลือกตาม filter ที่ต้องการแล้วกดที่ รูปถังขยะ

deletezohomail-01

deletezohomail-02

หากมีเป็น 1,000 email อาจจะเหนื่อยหน่อยนะ เรามาดูวิธีที่ 2 กัน

.

2. ลบทีเดียวทั้งหมด หรือกำหนดเงื่อนไข

แบบนี้เป็นการลบทั้ง Folder รวดเร็ว ง่าย วิธีทำคือ คลิ้กขวาที่ folder นั้นแล้วเลือก Empty Folder
deletezohomail-03

มันจะมี 3 เงือนไขให้เลือกตามภาพ คือ 1. ลบทั้งหมด  2.ลบทั้งหมดจนถึงวันที่เรากำหนด 3.ลบให้เหลือแค่ email ล่าสุดกี่ฉบับ ก็ใส่ตัวเลขไป
deletezohomail-04

มีอีก 3 folder ที่เราต้องลบด้วยคือ Sent , Spam , Trash 
Trash ให้ลบหลังสุด เพราะ Email ต่างๆ จะถูกย้ายมาที่ Trash เวลาลบ
นั้นหมายความว่าไม่ได้ลบจริงจนกว่าเราจะมาลบที่ Trash ด้วย

deletezohomail-05

.

3. ตั้งลบอัตโนมัติ 

การตั้งลบนี้เราต้องใช้ Program Client สำหรับดูด Mail เช่น  Oultook แล้วตั้งค่าให้ระบบลบ email ออก อัตโนมัติบน Server ในเวลาที่เรากำหนดไว้กี่วัน (ใน Advaned ของ Outlook ตำแหน่ง Delivery)  ซึ่งค่า Default ของ Zoho ไม่ได้ตั้งให้ลบไว้ เราต้องไปตั้งค่าให้ user แต่ละคนก่อน

– ไปที่รูปฟันเฟือง ด้านบนขวา
checksizezohomail-1

มองหาเมนู Email Forwarding and POP/IMAP
setdeleteauto-02

เลือก Delete emails from the Server, when POP client a Delete command
setdeleteauto-03

เพียงเท่านี้ Email ของเราก็ใช้งานได้อย่างไม่มีปัญหา mail เต็มอีกต่อไป

หมายเหตุ : การปล่อยให้ Email เต็มจะทำให้ระบบ Block การใช้งาน ไม่สามารถรับส่ง email ได้

 

SHARE IT: